第一章　总则

　　第一条　为规范学院档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，结合我院实际情况，制定本办法。

　　第二条　本办法所称档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

　　第三条　档案记录和反映我院建立、建设和发展的历史过程，是我院全体师生员工的劳动成果和智慧结晶。档案工作是衡量我院教学质量的重要标志，也是反映我院为教学、科研服务的管理水平的重要内容，是一项重要的基础性工作，学院应当加强管理。

　　第二章　机构设置与人员配备

　　第四条　根据我院建院时间、在校生的规模以及档案资料的数量，设立综合档案室，配备专职档案管理人员。

　　第五条  党政办公室负责管理综合档案室，其主要职责是：

　　1．贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学院档案工作；

　　2．拟订学院档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

　　3．建立健全与办学规模相适应的档案机构，落实人员编制，落实档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

　　4．协助院领导进行档案工作规划，促进档案信息化建设与学院其他工作同步发展。

　　第六条　综合档案室的管理职责是：

　　1．负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学院的各类档案及有关资料；

　　2．组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

　　3．开展档案的开放和利用工作；

　　4．开展学校档案工作人员的业务培训；

　　5．利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能。

　　第七条　综合档案室是保存和提供利用学院档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。

　　第八条  学院各教学单位及处级职能部门根据工作需要配备1～2名档案员，负责本单位档案材料的收集、移交工作。

　　第九条  档案管理人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能

　　第三章　档案管理

　　第十条　学院应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高档案管理水平。

　　第十一条　文件材料的归档范围是：

　　(一) 董事会类  DS，主要包括学院董事会工作中形成的文件材料。

　　(二) 党政类  DZ，主要包括学院党群部门、行政职能部门工作中形成的文件材料。

　　(三)财会类  CK , 按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)执行。

　　(四)教学类  JX , 主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。.

　　(五)科研类  KY , 按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6号)执行。

　　(六)基本建设类  JJ , 按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)执行。

　　(七)仪器设备类  SB , 主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

　　(八)产品生产类  CP , 主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

　　(九)出版物类  CB , 主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

　　(十)外事类  WS , 主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

　　学院可以根据实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带、光盘等各种载体形式。对电子文档应当同时归档保存纸质档案材料和电子档案材料。

　　第十二条　学院实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

　　学院各单位档案员应当按照归档要求，组织本单位的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交单位档案员检查合格后向学院综合档案室移交。

　　第十三条　归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。　　

　　第十四条　档案材料归档时间为：

　　1．教学、学生管理、招生等相关档案按学年度归档，归档时间为次学年寒假前；

　　2．科研类档案在项目完成后两个月内归档；

　　3．基建类档案在项目完成后三个月内归档。

　　4．其他各类档案按自然年度归档，归档时间为次年的6月底前；

　　第十五条  综合档案室应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

　　第十六条　综合档案室应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报分管院长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

　　第十七条　综合档案室应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

　　第十八条　院内单位与院外单位分工协作完成的项目，综合档案室应当至少保存一整套档案。院内单位除应归档保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将院外协作承担部分的复制件同时归档案保存。

　　第十九条  学院中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

　　第二十条　综合档案室应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向分管院长报告，及时处理。

　　档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专职档案管理人员负责。

　　第二十一条　综合档案室应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

　　第四章　档案的利用与公布

　　第二十二条　综合档案室应当按照国家有关规定公布档案。未经院长授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

　　第二十三条　凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

　　第二十四条　查阅、摘录、复制未开放的档案，应当按照《英国上市公司官网365档案室材料借（查）阅管理规定》执行；涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请分管院长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学院有关部门批准。

　　第二十五条　对重要、珍贵档案的利用，综合档案室一般不提供原件。如有特殊需要，应当经分管院长批准。

　　加盖综合档案室公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

　　第二十六条　综合档案室是学院出具档案证明的唯一机构。

　　综合档案室应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。

　　第五章　条件保障

　　第二十七条　学院应当将档案工作所需经费列入学院预算，保证档案工作的需求。

　　第二十八条　学院应当提供专用的、符合档案管理要求的档案库房；存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

　　第六章　责任追究及附则

　　第二十九条　对玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；涂改、伪造档案的；擅自出卖、赠送、交换档案的；不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的等违反档案法律法规的行为直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

　　第三十条  本办法自发布之日起施行。《英国上市公司官网365档案管理暂行办法（草案）》同时废止。